מדבר איתי סוכן ביטוח, לא נעים לו להגיד לי שזה הוא, אז הוא אומר לי ש"למזכירה" שלו,
יש לה בעיה בתיעדוף משימות. אני מבקש ממנו לתאר לי איזה משימות "המזכירה" שלו עושה
והוא מתחיל לספר לי שהיא לא יודעת כמה הם מרוויחים על כל מוצר ויכולה
לשרוף חצי יום על פעולות שלא מכניסות כלום למשרד.
 
קבלו שני טיפים שתוכלו להעביר ל"מזכירה" שלכם:
1. לא רושמים קודם כל משימות חשובות, אחריהן פחות חשובות ובסוף לא חשובות,
כי המוח ילך לטפל בהן ולא תצא רשימה. מה שעושים זה הפוך: קודם כותבים את כל
המשימות על הדף ורק אחרי שסיימנו, מתעדפים אותן לפי סדר חשיבות.
מפרידים את הכנת המאגר, מהתעדוף ומהטיפול.
 
זה נכון גם לגבי שיחות עם לקוחות. נגיד החלטתם על 30 שיחות פולואפ ביום
(שזה המספר האידאלי, לא לעשות יותר) אז קודם כל מכינים את כל הרשימות
למחרת ומחרת עושים טלפונים במכה ומכינים רשימה ליום שאחרי. מפרידים הכנה מביצוע.
 
2. מטפלים בשיטת עדיף ציפור אחת ביד, כלומר אם מתלבטים במה לטפל קודם,
אז במה שיכניס כסף יותר מהר, ולא כסף יותר גדול. אם יש שיחה ללקוח חם,
עדיף לדבר איתו מאשר לקוח יותר גדול וקר.
 
רוב האנשים שמתחילים לעבוד שיטתי, בסוף מתאהבים בסדר הזה ומסתבר
שהסיפור שסיפרו לעצמם שהם מפוזרים ואיזה מגניב זה להיות ספונטני,
פתאום נראה להם לא מקצועי, פחות מגניב והכל משתנה אצלם.